En complètement de notre article sur les 3 conseils pour ne plus être fatigué au boulot, voici quelques astuces pour optimiser votre efficacité !
Merci à Canva pour le partage de cet article que vous pouvez retrouver ici même.
Si vous ne deviez retenir que 7 pratiques pour observer une nette amélioration de votre efficacité au travail ou dans n’importe laquelle de vos tâches quotidiennes, ce seraient celles-là !
Les amateurs pratiquent jusqu’à pouvoir faire juste. Les pros pratiquent jusqu’à ne plus pouvoir faire faux. Les créateurs qui s’en sortiront (bien) au XXI siècle, seront ceux qui mettront en place un certain nombre d’actions ciblées afin d’augmenter leur efficacité professionnelle.
Le marché n’a plus le temps pour les amateurs aujourd’hui. La concurrence est mondiale. Si vous êtes un créateur et que vous souhaitez augmenter votre efficacité professionnelle, alors jetez un œil aux 7 pratiques quotidiennes qui suivent !
1. Focus : retrouver sa concentration pour retrouver sa productivité
Patrick Lelay alors président-directeur général du groupe TF1, le disait déjà en 2004 :
Ce que nous vendons à coca cola c’est du temps de cerveau humain disponible.
En 2019, cet adage court toujours et les études l’attestent, comme celle menée par Microsoft entre 2000 et 2013 qui conclue que l’attention moyenne est passée de 12 à 8 secondes. En 13 ans, l’humain a perdu un tiers de son attention.
Cette perte de l’attention s’explique avant tout par la distraction du virtuel et du numérique, premiers perturbateurs de notre concentration. Comment ? Via les outils technologiques et la captologie mis en place par les ingénieurs du GAFA (Google, Apple, Facebook, Amazon). Mais également par le nombre de plus en plus vertigineux d’informations qu’un travailleur doit traiter quotidiennement. Si cet excès d’information n’est pas géré, les probabilités de vous éparpiller augmentent. Sans parler du risque de surmenage mental
Pratique quotidienne pour y remédier : repoussez le plus longtemps possible la consultation de votre smartphone, email, réseaux sociaux. Prévoyez des moments fixes dans votre quotidien (par exemple 9h et 15 h) pour consulter vos emails et réseaux sociaux. En dehors de ces moments, évitez-les.
- Lecture recommandée pour aller plus loin :
L’économie de l’attention sous la direction d’Yves Citton
Deep work : retrouver la concentration dans un monde de distractions de Cal Newport
2. Maîtrisez votre environnement
Votre environnement a une influence déterminante sur vos comportements. Plus vite vous accepterez cette idée, plus vite vous réaliserez ce qui suit : vous pouvez avoir la volonté que vous voulez, tôt ou tard celle-ci vous abandonnera.
La preuve ? Si on vous demande de créer une charte graphique pour un client, mais de faire ce travail dans une boîte de nuit, tôt ou tard, vous risquez fort d’abandonner. Alors que faire ? Travailler en mode avion ? Mettre votre smartphone en mode silencieux ? Utiliser un casque antibruit ? Trop facile et plus assez efficace !
Non. Il y a un adage anglais qui dit : « go big or go home » que l’on pourrait traduire par « faire les choses en grand, ou rentrer à la maison ». Si vous voulez avoir des résultats importants, utilisez des moyens importants.
- Isolez-vous plusieurs heures.
- Faites-en sorte que les gens ne puissent pas vous trouver.
- faites preuve d’imagination
Le dernier point est important car l’organisation est une question de créativité, la preuve avec l’anecdote qui suit.
Jon Morrow, l’auteur de smartblogger s’est couché des années trois heures plus tôt pour pouvoir se lever trois heures plus tôt… afin d’avoir le temps, l’énergie et le bon environnement pour écrire des milliers de mots chaque jour. Et tant qu’il n’avait pas écrit ces milliers de mots quotidiens, il refusait d’être interrompu ou dérangé. S’isoler et voir grand sont donc 2 éléments fondamentaux pour vous réapproprier votre environnement : Go big or go home !
Si l’idée de se coucher et de se lever 3h plus tôt vous rebute, si vous éprouvez des difficultés à vous lever, alors peut-être n’avez-vous pas suffisamment réfléchi aux raisons de vous lever plus tôt. Ou alors, vous n’avez pas encore lu cet article qui vous explique comment mettre en place une routine matinale qui tient sur la durée…
3. La question à vous poser avant d’agir
Il n’y a rien de plus inutile que de faire parfaitement ce qui ne mérite pas d’être fait. (Peter Drucker)
Et des centaines de blogs, des milliers de livres vous diront « comment bien exécuter une tâche » mais une seule question est essentielle avant de réaliser vos actions : est-ce que cette tâche doit être exécutée ?
Souvent nous réalisons un travail par habitude. Parce que la personne qui était là le faisait déjà. Et parce que nous sommes des humains : nous aimons la routine et ce qui est connu.
Je me souviens d’une période dans ma carrière où je devais fournir des comptes-rendus de mon activité de manager à ma direction. Un jour j’ai oublié de faire le compte-rendu. Conséquences ? Aucune. Vous avez bien lu. Aucune remarque.
Donc j’ai simplement arrêté de réaliser cette tâche qui me prenait trois heures par semaine. Oui l’ego peut en prendre un coup mais l’une des manières les plus efficaces pour être productif est de mettre de côté ce qui peut être ignoré.
4. Planifiez vos tâches en fonction de votre énergie
Les gens parlent de gestion du temps mais la situation est souvent la même. Vous avez du temps, vous avez du travail à faire, un environnement adéquat, mais il vous manque quelque chose pour avancer : il vous manque de l’énergie.
Scott Adams en parle dans son ouvrage How to fail at almost everything and still win big : cessez de planifier votre temps et commencez à planifier les tâches en fonction de votre énergie !
Ne confondez pas présentéisme et productivité. Pour cela, il est important de connaître votre fonctionnement physique et mental dans le cadre du travail.
Sachez mesurer vos up et vos down de productivité habituels dans la journée. Dans les phases lentes et fatiguées, restez concentré sur les tâches qui nécessitent un maximum de « jus de cerveau ». En général, de 9h à 11h, l’énergie est là. Ne la gaspillez pas à regarder vos emails ou à vous « balader » dans les méandres de l’internet. Ainsi vous réaliserez en quelques heures, ce que des milliers de gens n’arrivent pas à réaliser en une journée, voire en deux jours.
Astuce : comment trouver vos meilleures heures ? Jetez un œil à cet article sur les cycles circadiens. Vous y trouverez un quiz vous permettant de connaître votre journée idéale.
5. Brûlez vos to-do lists
Les to-do lists (listes de tâches) ne sont pas reliées à la notion de temps. Et encore moins à la notion d’énergie. Souvent, celles-ci sont éparpillées sur plusieurs bouts de papier ou dans plusieurs applications de sorte que 41% des tâches inscrites sur une liste de tâches ne sont jamais achevées.
Un bon conseil : plutôt que d’utiliser des to-do lists, utilisez votre agenda.
Vous avez bien lu. Si vous voulez être certain d’accomplir une tâche, planifiez-la dans un agenda Ainsi, quand vous verrez cette tâche, vous aurez 3 choix :
- la faire,
- la repousser
- la supprimer
Si vous ne savez pas quand exactement faire une tâche, planifiez-la au premier lundi du mois suivant. Si vous ne savez pas si vous devez faire une tâche, classez-la dans une liste « à faire un jour peut-être » ; ainsi, votre cerveau cessera de vous distraire en vous rappelant cet élément. Si vous n’avez pas d’agenda ou souhaitez optimiser le vôtre, voici notre sélection de modèles de planning et calendrier pour vous inspirer.
6. Ne repoussez pas à demain les tâches pénibles
Il y a une tendance humaine en chacun de nous qui est connue sous le terme d’acrasie ou de procrastination. Sans vouloir faire une dissertation, gardez ceci à l’esprit : vous n’avez pas besoin de vous sentir prêt pour agir.
Lorsque vous avez un problème aujourd’hui, votre monde s’obscurcit et un filtre flou se pose sur vos pensées. Tout devient gris et vous perdez votre enthousiasme. Car vous oubliez que votre humeur est en mouvement et n’est que passagère. A contrario, si vous êtes enthousiaste, un biais de l’optimisme se met en place et vous aurez tendance à surestimer vos compétences et vos chances de réussites. Solution ? Planifiez large (en prenant en compte les imprévus – devoir faire un travail avec de la fièvre par exemple) et souvenez-vous que demain ne sera pas forcément un meilleur jour.
La procrastination n’est pas liée à un gène caché que certaines personnes auraient (et d’autres n’auraient pas), mais à 3 éléments liés à la tâche :
- Le début de la tâche
- Le déroulement de la tâche
- Les conséquences de la tâche
Si j’avais dû marcher deux heures avec un caillou dans la chaussure pour écrire cet article, j’aurais procrastiné. Et parfois un seul élément va vous faire repousser la totalité de la tâche (comme le caillou dans la chaussure qui est le début de la tâche).
Si vous souhaitez agir sur demande, assurez-vous donc de faciliter le commencement de la tâche, le déroulement de la tâche et rapprochez ou augmentez les conséquences liées à la non-exécution d’une tâche.
Conseils lecture pour aller plus loin :
« Tics et tocs des grands génies : 100 rituels farfelus à l’origine des plus grandes créations, d’Albert Einstein à Woody Allen » de Mason Currey.
« Comment Arrêter de Procrastiner? Une matrice + 3 Stratégies non conventionnelles »
7. Dopez votre cerveau
Nous avons dans les premiers points abordé l’importance de mettre en place un environnement qui soutient votre productivité et votre concentration. Découvrez ici un autre élément prépondérant à votre efficacité professionnelle : un système de gestion de l’information fiable et centralisé.
Les effets de la surcharge informationnelle sont bien réels mais si votre système ressemble à cela, vous êtes mal barré.
- Vous n’arriverez pas à savoir sur quoi vous concentrer.
- Vous ne saurez pas où enregistrer une information.
- Vous ne saurez pas par où commencer vos journées.
Chaque fois que vous voudrez aller chercher une information, vous risquerez de changer de tâche (passer d’une application à l’autre). Et ces va-et-vient mentaux vont épuiser votre énergie.
Le désormais document culte d’Arte « Hyperconnexion, le cerveau en surcharge » démontre les conséquences néfastes de la surcharge informationnelle liée à l’absence d’un système de gestion de l’information :
- Fatigue et manque d’énergie
- Difficulté à vous concentrer
- Trous de mémoire
- Augmentation des erreurs
Prenez une heure pour regarder ce documentaire. Il vous permettra de mieux comprendre le fonctionnement de votre cerveau et la façon dont les interactions excessives appauvrissent ses performances.
Quel système utiliser pour gérer votre information de manière fiable et centralisée ?
Tout dépend de vos besoins mais ces 3 applications sont une base de départ solide :
- GMAIL pour le gestionnaire d’email. En plus de permettre la hiérarchisation des vos emails, il dispose également d’un outil CRM à la fois simple et performant : Streak.
- GOOGLE DRIVE, pour l’enregistrement de tous vos documents et le suivi de tous types de données. Les outils doc, sheet et slide facilitent la gestion et la transmission de données entre plusieurs personnes d’une même équipe ou de l’extérieur. Sans parler des fonctionnalités calendrier que l’on peut utiliser comme tableau de planification des tâches.
- WORKFLOWY pour tout le reste (agenda, gestion des tâches, gestion des idées et des notes, PV). Voici un article analysant les avantages de cette application qui donnera à votre cerveau un superpouvoir.
→ Il ne vous reste plus qu’à mettre en pratique ces conseils et pour voir une nette amélioration de votre productivité. Le monde est à vous !
Article écrit par Julien du site Organisologie