Le brief est une réunion d’équipe permettant de lancer une action ciblée dans un délai très court.
Il doit systématiquement avoir un objectif, être orienté vers son but, être instructif, engageant et attrayant. Il sert à cibler les actions importantes du moment et à prendre des décisions.
Si le brief est efficace, il va accroitre l’engagement de votre équipe. Et celle-ci se sentira reconnue. Les collaborateurs seront aussi informés continuellement, ce qui participe à leur motivation.
1ère phase incontournable : la préparation
Un brief efficace est un brief préparé. Pas de place à l’improvisation ici : vos données doivent être collectées et analysées en amont ; les causes premières des écarts doivent avoir été étudiées ; les nouveaux process à mettre en place doivent être déjà testés. Et si vous faites un brief pour collecter des idées, ayez déjà les vôtres.
Bref, l’ordre du jour doit être bien établi et maitrisé (pour ne pas s’en écarter lors de la réalisation du brief). Il est même conseillé d’envoyer l’ordre du jour à vos collaborateurs en amont du brief afin qu’eux-aussi préparent les données nécessaires et soient donc acteurs le jour J.
2ème phase incontournable : la réalisation, le déroulé du brief
Tout d’abord, le rappel du contexte et des données. Il s’agit d’expliquer pourquoi cet ordre du jour, de donner du sens au brief pour les participants.
Ensuite, les actions prioritaires à réaliser. C’est l’étape des explications concrètes des points à travailler relatifs à l’ordre du jour : qui fait quoi, quand et comment ? Ce sont les actions que toute l’équipe doit réaliser. Les coachings spécifiques, eux, seront vus en individuel.
Viennent ensuite les objectifs à atteindre. Les actions vues précédemment permettront de réaliser ces objectifs. Il est nécessaire de donner l’exemple de celui « souhaité » à ce moment du brief.
Enfin, il est temps de conclure. Cette étape consiste à valider la compréhension totale par l’ensemble de l’équipe, à faire un point sur les décisions prises, et surtout à obtenir l’adhésion des agents pour réaliser le(s) objectif(s) fixé(s) ensemble.
3ème phase incontournable : le suivi des actions décidées et les retours à l’équipe
Le suivi des objectifs fixés et l’application des décisions prises sont maintenant la priorité du responsable d’équipe. Il est primordial de communiquer les résultats intermédiaires, ce qui a bien fonctionné, et les actions à corriger. Bref, de faire prendre conscience aux collaborateurs que ce brief a été efficace, ou s’il faut trouver d’autres solutions lors d’un prochain échange.
Ainsi, vous accompagnez votre brief toute la journée !
Les clés de la réussite : les 4 « …UEL »
Restez FACTUEL ! Les opinions et les ressentis font s’écarter de la ligne directrice que l’on s’est fixé en programmant le brief.
Offrez du VISUEL : accompagnez le brief d’un support visible par toute l’équipe (même à distance). Vous pouvez, par exemple, concevoir une présentation, énoncer clairement les résultats quantitatifs par le biais de tableaux, de courbes, de graphiques, … Il est même conseillé d’alimenter ces supports en direct avec les réflexions des stagiaires (façon brainstorming). Il faut que ce moment d’échanges reste ludique, dynamique, vivant.
Pas d’INDIVIDUEL : ne ciblez aucun individu en particulier lors du brief ; sauf peut-être pour féliciter ou faire intervenir quelqu’un sur une bonne pratique qu’il peut faire partager.
Soyez CONSENSUEL, clair et directif : un brief ne devrait pas excéder 15 minutes. 2 actions prioritaires maximum devraient s’en dégager. Ce qui laisse le temps à la participation et à l’émergence d’idées.
Rappelez-vous que le brief n’est pas un monologue mais un partage.
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